Sped Contábil: novidades e desafios para as empresas rurais

Por Angelita Ramos, Jacqueline Abreu, Hugo Cardoso e Mariana Roza

Estamos vivenciando uma nova realidade. As antigas burocracias, como preencher papéis e mais papéis a mão, enfrentar filas e mais filas para entrega e solicitações de documentos, estão mais raras a cada dia. Os processos agora são informatizados, seja na aquisição de produtos em ambientes virtuais (sites) – sem a necessidade de deslocamento até o estabelecimento –, seja na elaboração e entrega de muitas das obrigações acessórias das empresas.

Com tanta tecnologia disponível, é evidente que o fisco não deixaria de utilizar os benefícios da era informatizada, tanto para desburocratizar os processos como para intensificar e facilitar as fiscalizações. Entre eles, existe a já famosa Plataforma Sped (Sistema Público de Escrituração Digital), composta pelos projetos conclusos: Sped Contábil, Sped Fiscal, CT-e, NF-e, FCONT, NFS-e, EFD-Contribuições e ECF – além das iniciativas em desenvolvimento: Central de Balanços, e-LALUR e EFD-Social.

Conforme disposto pela Receita Federal do Brasil (RFB), em seu site específico para tratar de assuntos relacionados ao Sistema Público de Escrituração Digital (www1.receita.fazenda.gov.br), o Sped tem como objetivos principais:

• promover a integração dos fiscos, mediante a padronização e o compartilhamento das informações contábeis e fiscais, respeitadas as restrições legais;

• racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias para os contribuintes, com o estabelecimento de transmissão única de distintas obrigações acessórias de diferentes órgãos fiscalizadores;

• tornar mais rápida a identificação de ilícitos tributários, com a melhoria do controle dos processos, a rapidez no acesso às informações e a fiscalização mais efetiva das operações, com cruzamento de dados e auditoria eletrônica.

Diante desses objetivos e das inúmeras siglas da plataforma Sped, além das obrigações acessórias impostas pelos órgãos fiscalizadores às empresas, é preciso esclarecer o tema, alvo de dúvidas de empresários, contadores e envolvidos nesse meio. A SAFRAS & CIFRAS buscará elucidar o universo que cerca um destes projetos, o Sped Contábil, conhecido também por ECD (Escrita Contábil Digital), já que a entrega dessa obrigação acessória se encerra dia 30 de junho, às 23h59min59s.

Caso a ECD não seja transmitida até a data mencionada, a empresa poderá sofrer penalidades, que incluem desde a prestação de esclarecimentos à RFB até multas, de acordo com o art. 57 da Medida Provisória nº 2.158-35, de 24/08/2001, com a nova redação dada pela Lei nº 12.766/2012.

Em 2013, a RFB estabeleceu a Instrução Normativa (IN) nº 1.420, ampliando a obrigatoriedade da entrega da ECD divulgada anteriormente pela IN nº 787/2007. A legislação em vigor instituiu que estão obrigadas à entrega da ECD, para os fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2014, todas as pessoas jurídicas enquadradas nas seguintes situações:

• sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no lucro real;

• tributadas com base no lucro presumido, que distribuírem, a título de lucros, sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte, parcela dos lucros ou dividendos que seja superior ao valor da base de cálculo do Imposto, diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita;

• imunes e isentas, que, em relação aos fatos ocorridos no ano calendário, tenham sido obrigadas à apresentação da EFD-Contribuições, nos termos da IN da RFB nº 1.252/ 2012;

• constituídas sob a forma de Sociedades em Conta de Participação, como livros auxiliares do sócio ostensivo.

Cabe salientar que é obrigatória a transmissão do Sped Contábil mesmo para as empresas que não tiveram movimento. Embora a legislação não trate do tema, a organização estar sem movimento não significa que esteja sem fato contábil. Eventualmente ocorrem episódios como depreciação, pagamentos dos serviços executados pelo contabilista, entre outros.

Para as empresas que agora estão obrigadas a entregar a ECD, não será necessária a impressão dos livros fiscais em papel, como era feito antes, pois tanto o envio como as autenticações desses documentos na junta comercial de sua jurisdição serão por meio virtual. Ficam, então, dispensados de autenticação dos livros da escrituração contábil as empresas não sujeitas a registro em juntas comerciais (IN da RFB nº 1.510/2014). Ademais, somente a ECD deve ser registrada, pois mesmo que a empresa opte por imprimir o livro diário, este não deve ser registrado na junta comercial, pelo simples fato de que não podem existir dois desse documento em relação ao mesmo período, mesmo sendo um digital e outro impresso. Em suma, o Sped Contábil, entre outros fatores, substitui a escrituração em papel pela digital.

Conforme a IN da RFB nº 1.420/2013, compõem a ECD os seguintes livros digitais: livro diário e seus auxiliares, se houver; livro razão e seus auxiliares, se houver; e livro de balancetes diários, balanços; e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

Lembramos também da relevância da entrega da Demonstração do Fluxo de Caixa (DFC), Demonstração dos Lucros ou Prejuízos Acumulados (DLPA), Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido (DMPL), Notas Explicativas (NE) e outras, em observância à obrigatoriedade de apresentação das Demonstrações Contábeis, conforme a natureza jurídica, para atender às legislações em vigor e resoluções contábeis existente.

Caso a empresa tenha obtido faturamento no ano calendário anterior até o limite de R$ 3.600.000,00, existe possibilidade de informar nas NE que opta pela Contabilidade Simplificada e, então, desta forma, está somente obrigada a entregar Balanço Patrimonial e Demonstração do Resultado do Exercício.

Outra particularidade em relação à ECD é a assinatura digital do arquivo, pois, para sua transmissão, é necessária a assinatura tanto do representante legal da empresa como do contador responsável. Segundo a IN da RFB nº 1.420/2013, os livros contábeis e documentos que compõem a ECD deverão ser assinados digitalmente, utilizando-se de certificado de segurança mínima tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), a fim de garantir a autoria, a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do documento digital. Devem ser utilizados somente certificados digitais e-PF ou e-CPF, com segurança mínima tipo A3. Os certificados de pessoa jurídica, e-CNPJ ou e-PJ não podem ser utilizados.

O software para execução da ECD está disponível no site www1.receita.fazenda.gov.br/sistemas/sped-contabil/download.htm e leva o nome de Programa Validador (PVA) da ECD. Para transmissão, deve estar instalado na máquina o Receitanet. Com o PVA instalado no computador em que será preparada a ECD, o usuário deve gerar no seu software contábil utilizado o arquivo digital no formato exigido, conforme consta no Manual de Orientação do Leiaute da ECD. Existe a possibilidade, a partir da versão 3.X, do preenchimento da ECD no próprio PVA do Sped Contábil, em virtude da funcionalidade de edição de campos.

Se a opção do usuário for gerar no seu software contábil o arquivo digital, deve ser feita posteriormente a sua geração e a importação dos dados para o PVA e executados os seguintes passos:

1- validação do arquivo que contém a escrituração;

2- assinatura digital do livro pelo representante legal da empresa (pode ser mais de um representante a assinar e também pode ser assinada por procuração, desde que esteja de acordo com os registros da junta comercial) e pelo contabilista;

3- geração e assinatura do requerimento para autenticação dirigido à junta comercial de sua jurisdição. Para geração do requerimento é imprescindível, exceto para a junta comercial de Minas Gerais, informar a identificação do documento de arrecadação do preço da autenticação (taxa);

4- assinados a escrituração e o requerimento, a ECD está habilitada para a transmissão;

5- finalizada a transmissão, será fornecido um recibo que deve ser salvo digitalmente em local seguro, à escolha do usuário, ou impresso para arquivamento, pois ele contém informações importantes para a prática de atos posteriores.

Após a transmissão do Sped Contábil à RFB, ao receber a ECD, é extraído um resumo (requerimento, termo de abertura e encerramento) que é disponibilizado para a junta comercial competente pela autenticação e cabe a ela buscar o resumo no ambiente Sped e proceder com a análise que poderá gerar três situações: autenticação, indeferimento ou sob exigência (corrigir a irregularidade e reenviar a ECD, além de gerar um requerimento específico para esta substituição). Para acompanhar o andamento desse processo de autenticação da ECD, basta utilizar a funcionalidade “Consulta Situação” no próprio PVA.

A Plataforma Sped é uma ferramenta que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que compõem a escrituração contábil das empresas, mediante o envio digital dos dados.

Portanto, a SAFRAS & CIFRAS alerta que, pela interligação e tempestividade dos dados gerados pelas empresas, aos quais os órgãos fiscalizadores têm acesso, é indispensável que o empresário tenha amparo de profissionais capacitados e habilitados para desenvolver a contabilidade de suas empresas, a fim de evitar possíveis danos futuros que venham a atrapalhar de alguma forma suas atividades empresariais.

Por Angelita Ramos, Bacharel em Ciências Contábeis; Jacqueline Abreu, Bacharel em Ciências Contábeis; Hugo Cardoso, Bacharel em Ciências Contábeis e Pós-Graduando em Direito Tributário; Mariana Roza, Bacharel em Ciências Contábeis e Pós-Graduada em Ciências Contábeis, para o Safras & Cifras