Gestão – o “X” da questão!

Por Mário Garcia, médico veterinário, consultor sócio e diretor executivo da Exagro.

O Fórum Exagro 2013 confirmou as conclusões das edições anteriores, com um banco de 640 resultados acumulados de 2009 a 2012, o que mais impactou nos resultados foi a produção de arrobas por cabeça, produção de arrobas por ha e o custeio por cabeça.

Este “tripé da eficiência” aqui representado pela figura 1, tem alta correlação estatística com a melhoria dos resultados obtidos, sendo o R2 = 0,90, 0,99 e 0,94 para produção de arrobas por cabeça, por ha e custeio respectivamente para o banco de dados analisado.

Figura 1 – “Tripé da Eficiência”

Mesmo não sendo esta amostra a representação da média da realidade da pecuária brasileira, afinal, é composta em sua maioria por produtores que têm consultoria para auxiliar na condução de seus projetos, e o restante do banco de dados é de produtores que buscaram este serviço. As variáveis apontadas têm alta representatividade na obtenção de melhores resultados quando são analisados resultados de fazendas recém-ingressadas no banco de dados.

Das várias atividades presentes nas fazendas, algumas listadas na figura 2, muitas têm relação direta e outras relação indireta com estas variáveis e sendo assim, devem ser objeto de vigilância constante ou avaliação periódica com métricas pré-determinadas que devem acima de tudo, espelhar a realidade, para que as decisões sejam tomadas de forma mais acertada possível.

A capacidade da empresa rural de gerenciar de forma harmônica e alinhada com as premissas do projeto, estas e outras atividades, é o que em conjunto chamamos de gestão.

Figura 2 – Atividades que têm relação direta ou indireta com a melhoria de resultados

A coleta de dados que ocorre no dia-a-dia dentro das fazendas, além de ser uma das atividades vitais para obtenção destes indicadores, mostra-se um grande desafio, por várias razões, dentre elas podemos citar:

– Definir quais métricas são vitais para a condução da empresa, quais são importantes e quais são simplesmente interessantes de serem observadas.

– Na falta destas definições, na grande maioria das empresas rurais, encontramos frequentemente os dois extremos: empresas que não coletam e nem armazenam nenhum dado de forma sistemática e outras que armazenam um grande volume de dados.

– Neste último caso, muitas vezes, faltam análises dos dados armazenados e somente após esta análise é que são geradas informações que nos possibilitam tirar conclusões e tomar decisões acertadas.

– Uso de vários softwares para trabalhar com dados variados.

– Capacitação dos colaboradores.

Todas estas questões estão interligadas com a estratégia adotada pela empresa. Uma boa referência pode ser usar as estratégias genéricas de Michael Porter, que podem ser utilizadas por empresas para se posicionarem de maneira diferenciada no mercado no médio e longo prazos, que são:

Custo: Para o produtor de commodities, a redução de custos por unidade produzida pode ser buscada com a redução de custos ou aumento de produtividade. A primeira é limitada no curto espaço de tempo.

Diferenciação: Empresas que investem na imagem da marca. O objetivo principal é oferecer produtos diferenciados.

Foco: São as que escolhem oportunidades específicas por meio da diferenciação ou dos custos.

Para lidar com esta complexidade, na busca de melhoria da gestão, várias empresas empregam as metodologias divulgadas pelo Prof. Vicente Falconi (INDG), que se baseiam no sistema japonês de gestão, com ênfase no PDCA (Figura 3):

Figura 3 – PDCA – INDG 

Porém, sendo a atividade pecuária, em sua grande parte composta por empresas produtoras de commodities e nas quais a eficiência operacional tem grande impacto nos resultados alcançados, faz-se necessária a utilização do PDCA quando é necessário implantar ou melhorar um determinado processo, utilizando a ferramenta SDCA (Figura 4) na qual o P (planejar) é substituído pelo S (Standard), que se refere à padronização e sistematização de procedimento operacional padrão (POP). Com isso, a empresa tem o potencial de reduzir os erros nos trabalhos da rotina do dia-a-dia, facilitar o treinamento das pessoas e a checagem de desvios que porventura possam ocorrer.

Figura 4 – SDCA – INDG 

Outra forma de visão de posicionamento das empresas pecuárias analisadas neste banco de dados é o cruzamento dos dados de custeio x resultado (R$/ha), uma vez que o custeio se mostra uma variável de grande relevância para atingir os resultados desejados e não tem correlação direta com a produtividade, levando a uma grande confusão no planejamento.

O custeio merece atenção de destaque porque o foco na redução deste muitas vezes pode ser uma decisão equivocada. Assim como os cálculos de dietas, que no passado o foco era o “custo mínimo”, nos dias atuais o foco é o “lucro máximo”. Mas assumir um custeio mais elevado na busca de melhoria de resultados requer uma gestão eficaz, devido ao risco do aumento da produção ser insuficiente para cobrir os compromissos assumidos.

Para nos auxiliar nesta decisão, a matriz custeio X resultado apresentada na Figura 5 pode ser útil.

Figura 5 – Matriz Custeio X Resultado

Esta matriz tem como objetivo auxiliar o gestor a definir qual(is) estratégia(s) ele vai utilizar no planejamento e condução futura da empresa. Para explicamos melhor, vamos analisar cada um dos quadrantes:

Custeio baixo x R$/ha baixo: apesar de parecer à primeira vista a pior posição, apesar do resultado baixo, o custeio também é baixo, o que permite intervenções por meio de melhoria de processos e planejamento de inserção de novas tecnologias.

Custeio alto x R$/ha baixo: posição com alto risco de dificuldade de “saúde financeira” no curto ou médio prazos. Na maioria das vezes, são fazendas com projetos mal estruturados, com baixa produção em relação ao custeio assumido, estrutura de maquinário desproporcional à necessidade da fazenda, quadro de funcionários desajustado com a demanda de serviços ou o custeio alto advém de uso de tecnologias que não trouxeram o resultado esperado e às vezes estas tecnologias não podem ser retiradas imediatamente. Se a redução do custeio não for possível no curto prazo, o melhor caminho é a revisão dos processos envolvidos, para a obtenção de resultados que viabilizem a sobrevivência da empresa.

Custeio baixo x R$/ha alto: posição de extremo conforto, muitas vezes representada por sistemas que conseguiram montar um modelo de funcionamento mais simples, objetivo e de fácil administração, permitindo o planejamento de inserção de novas tecnologias que podem até aumentar o custeio, mas sem perda de eficiência.

Custeio alto x R$/ha alto: posição alcançada por empresas com grande eficiência operacional e que mesmo com o custeio alto, obtêm resultados que retornam os valores investidos no aumento do custeio com margem de lucro, o que desmitifica a máxima de que o que deve ser buscado é sempre a redução do custeio e a adequação do custeio ao potencial de retorno, com o uso de novas tecnologias.

Vamos analisar alguns caminhos que podem ser seguidos na busca de melhoria de resultados:

Primeiro quadrante – Custeio baixo x R$/ha baixo

O caminho representado pela seta verde 1 é a primeira opção de escolha, aumentando primeiro o resultado, o que pode auxiliar no investimento para posteriormente buscar o caminho 2. Este último, muitas vezes perseguido como primeira opção na luta contra o tempo, carrega alguns riscos muitas vezes relacionados com a curva de aprendizado, que às vezes é negligenciada. Outra questão deste caminho pode ser a necessidade de, passando pelo quadrante “custeio alto x R$/ha baixo”, às vezes inevitável, não conseguir “subir” para o quadrante planejado.

Segundo quadrante – custeio alto x R$/ha baixo

O caminho 3, apesar de ser uma boa opção, pode não ser factível em situções onde a infraestrutura e/ou tecnologias utilizadas não o permitam no curto prazo sem prejuízos.

O caminho 4, além da dificuldade citada no 3, apresenta o desafio da melhoria de desempenho. Os grandes desafios são: determinação, profissionalismo e às vezes a capacidade em identificar, reconhecer e corrigir os desvios.

Em várias situações, o caminho 5 é a tendência natural em virtude do tempo de “maturação” do projeto e investimentos em infraestrutura e/ou tecnologias. É a hora da verdade, hora de entregar o resultado planejado.

Terceiro quadrante – Custeio baixo x R$/ha alto

O caminho 6 pode ou não fazer parte do objetivo das empresas posicionadas neste quadrante, considerando que o “sossego” também tem seu valor, mas sob o risco de dificuldade de acompanhar a evolução natural da produtividade galopante dos dias atuais. E ainda, não ter o capital produzido dentro da própria empresa para financiar a mudança caso o “conforto” se desfaça.

No caminhar da opção 6, a passagem pelo quadrante “custeio alto x R$/ha baixo” pode ser inevitável em virtude da proporção do objetivo de melhoria em relação ao porte do projeto e/ou tempo de maturação conforme citado acima. Com o intuito de reduzir este tempo de permanência em situação desfavorável ou mesmo anulá-lo, estão listados no quadro abaixo processos que podem ser úteis para a mudança de patamar.

Quarto quadrante: custeio alto x R$/ha alto

Neste quadrante, apesar do relativo “conforto”, a atenção aos processos e acompanhamento constante são fundamentais para não perder a posição alcançada.

Muitos projetos buscam o caminho 7 e com certa frequência nos deparamos com estes posicionados no quadrante “custeio alto x R$/ha baixo” quando na verdade o plano original era um distanciamento acelerado dos números “comuns” das empresas mais rentáveis. Com a evolução tecnológica presente cada vez mais no nosso dia-a-dia, é só uma questão de tempo, mas veremos este caminho ser percorrido como exemplo e balizador de novos patamares da pecuária num futuro próximo.

Apesar de toda a tecnologia disponível nos dias atuais, por trás de tudo está o ser humano, sendo necessário que este tema seja abordado de forma abrangente e multidisciplinar, para que consigamos continuar buscando a evolução.

Por Mário Garcia, médico veterinário, consultor sócio e diretor executivo da Exagro.