5 perguntas para melhorar sua produtividade

Os famosos investidores Warren Buffett e Charlie Munger descobriram que o sucesso em investir é mais sobre evitar perdedores do que encontrar vencedores, também conhecidos como “o princípio da inversão”. A produtividade geralmente segue um padrão similar.

Perguntar como “tornar-se mais produtivo” pode produzir uma lista praticamente infinita de respostas. Sem uma direção clara, os sentimentos de sobrecarga levam à procrastinação.

Inverta o problema.

Em vez de perguntar: “Como posso aumentar minha produtividade”, pergunte: “O que está me causando improdutividade?”

Embora você possa gerar rapidamente uma lista mental de respostas, essa questão por si só ainda deixa confusão para as próximas etapas exatas. Mais uma vez, a falta de clareza geralmente leva à procrastinação.

Reponda as 5 perguntas a seguir. Levando apenas 5-10 minutos para respondê-las, isso ajuda a identificar claramente os obstáculos no caminho, que fazem com que você seja improdutivo e formule um plano preciso para eliminá-los:

1. O que você está tentando melhorar?
2. Qual é o seu processo atual para o que você está tentando melhorar?
3. Onde estão os maiores gargalos no seu processo?
4. O que você poderia fazer para eliminar ou melhorar os gargalos?
5. Em qual UM gargalo você vai se concentrar em eliminar/melhorar esta semana e como especificamente você vai implementá-lo?

Ganhar até uma hora por semana, eliminando um obstáculo de produtividade, lhe dá 52 horas adicionais por ano! O significado disso não pode ser exagerado. E se você estiver sendo honesto consigo mesmo, com o tempo, provavelmente poderá recuperar mais de uma hora por semana repetindo esse processo.

Com isso dito, vamos desconstruir as 5 perguntas:

1. O que você está tentando melhorar?

Tornar-se mais produtivo começa com o que você está comparando, sabendo qual é sua linha de base atual de saída.

Isso inclui detalhes específicos, como:

Exemplo # 1: Em 10 horas, acabei 1 artigo.

Exemplo # 2: Passei 10 horas esta semana checando e-mails.

Exemplo: # 3: passei 5 horas em reuniões.

Em suma, geralmente segue este padrão: “Em X quantidade de tempo, Y aconteceu.”

Com este nível de base de produtividade estabelecido, você pode aprimorar como melhorar sua eficiência, seja em termos de saída ou em tempo.

2. Qual é o seu processo atual para o que você está tentando melhorar?

Com sua linha de base estabelecida, qual é o seu processo para realizar seus resultados atuais?

Com o Exemplo #1: “Em 10 horas, eu acabei de ler um artigo”, isso significa detalhar coisas como:

Como você tem ideias? Eu costumo gastar 30 minutos a uma hora tentando gerar ideias.

Você acabou de começar a escrever ou começar um esboço? Vou começar a escrever o artigo sem um esboço.

Quando você escreve? Depende. Às vezes de manhã. Às vezes à tarde. Nenhuma consistência aqui.

Você se distrai quando você escreve? Se sim, como e quando? Quando eu preciso citar pesquisas, costumo cair no buraco de coelho da Wikipedia.

Com o Exemplo # 2: “Eu passei 10 horas esta semana verificando e-mails”, pode ser mais descritivo, como “Eu verifico meus e-mails aleatoriamente ao longo do dia, sempre que eles entram”.

Com o Exemplo 3: “Passei 5 horas em reuniões”, pode ser “meu gerente planeja uma reunião de uma hora todos os dias que me afasta do meu trabalho e me leva algum tempo para voltar a isso”.

3. O que está causando os maiores gargalos no seu processo?

Aqui é onde, com base em sua “resposta de processo” para # 2, você anota todas as formas percebidas de que sua produtividade está diminuindo. Essa lista provavelmente será parecida com a no. 2 acima, mas com todas as partes positivas e produtivas do seu processo removidas, deixando apenas os gargalos.

Com o processo de redação do artigo, os gargalos podem ser:

• Você não tem um processo de geração de ideias.
• Não ter um esboço faz com que sua mente vagueie e você demorará mais para começar.
• Não ter um lugar e tempo de escrita consistente causa resultados inconsistentes.
• Pesquisar enquanto escreve faz com que você se distraia.
• Falta de impacto*

* Produzir mais artigos ou reduzir o tempo escrevendo artigos pode não ser o objetivo # 1, mas ter maior “impacto” pode ser o desejado. Nesse caso, você definiria o impacto, ou seja, “obter mais tráfego”, “obter mais vendas”, “participar de um blog proeminente” e desconstruir o que você está fazendo atualmente (ou não) para alcançar seu “impacto” desejado.

Com “checagem de e-mails” demais, os gargalos podem ser:

• Você verifica os e-mails toda vez que eles chegam.
• Sua opinião de que você precisa verificar os e-mails/responder corretamente.

Com muito tempo de reunião, os gargalos podem ser:

• As reuniões não têm uma agenda clara.
• Você não tem um plano claro de como retomar mentalmente o trabalho após uma reunião.
• A equipe está com muito medo de falar sobre a falta de produtividade da reunião.

4. O que você poderia fazer para eliminar ou melhorar os gargalos?

Com base nas suas respostas ao nº 3, o que você poderia fazer para resolvê-las? Tente ser específico, mas você ficará ainda mais detalhado ao passar para a questão # 5.

Em muitos casos, este passo será bastante óbvio, pois envolve tirar suas respostas do nº 3 e revertê-las.

Com o processo de redação do artigo, pode ser que:

• Você não tem ideia do processo de geração —> Desenvolver um processo de geração de ideias.
• Nenhum esboço —> Crie um esboço antes de escrever.

Com “checagem de e-mails” demais:

• Você verifica os e-mails toda vez que eles chegam —> Lote de e-mails em três horários definidos por dia.
• Sua opinião de que você precisa verificar os e-mails de maneira correta —> Marque uma reunião com seu gerente para confirmar ou negar essa expectativa.

Com muito tempo de reunião, pode ser que:

• As reuniões não têm uma agenda clara —> Trabalhe com o seu gerente para definir a agenda (tendo em mente que elas também parecem boas).
• Nenhum plano após a reunião para voltar ao trabalho —> Criar um plano de “atualização mental”

Se você ficar preso aqui, alguém antes de você descobriu como remover o atrito. Procure no Google possíveis soluções e adicione-as à sua lista.

5. Em qual UMA coisa da lista acima você focalizará em eliminar/melhorar esta semana e como especificamente você irá implementá-la?

Se você tiver problemas para escolher, não se preocupe. Basta escolher um e seguir em frente.

Idealmente, você escolheria a coisa que causaria a maior perda de produtividade. Na realidade, escolher qualquer gargalo é melhor do que esperar para eliminar o problema “mais difícil”. Eliminar qualquer problema é benéfico e como namorar a ideia de “o certo” é mais fantasia que realidade. Você estará repetindo esse processo e (esperançosamente) eliminará quase todos os gargalos com o passar do tempo.

Uma vez que você decida sobre o seu gargalo para eliminar na semana, especifique sobre os planos para agir. Quando você vai fazer isso? (quanto antes melhor). Onde? O que você precisa para começar?

Depois de identificar sua solução, conecte-a ao seu sistema de planejamento (você tem um certo?). Isso se torna sua tarefa mais importante da semana.

Depois de executar as etapas de 1 a 5, a última etapa é avaliar seus resultados. O que aconteceu? O que foi bem? O que você precisa melhorar?

Então, volte ao começo e o processo inicia novamente.

Fonte: Por Kevin Evans, Chefe de Crescimento e Marketing na Intelligent Change, traduzida e adaptada pela Equipe BeefPoint.