Etiqueta de E-mail: Como pedir coisas às pessoas e realmente obter uma resposta

Se escrever uma carta há cem anos era o equivalente a sentar com alguém em uma sala quieta e conversar cara a cara, escrever um e-mail hoje é como gritar para alguém em um cruzamento barulhento enquanto ele corre para um compromisso.

Todo mundo está sobrecarregado e super-ocupado. Existimos em um estado de contínua atenção parcial à medida que alternamos entre e-mail, mensagens de texto, mídias sociais e internet. O e-mail que você manda não está competindo apenas com outros e-mails pela atenção de alguém; está competindo com tudo.

Há grandes chances de seu e-mail ser lido em um telefone, como mais de 50% dos e-mails. Nós selecionamos e limpamos nossas caixas de entrada em movimento, respondendo a itens urgentes e marcando itens menos urgentes para serem revisitados quando voltarmos a nossas mesas.

Isso significa que seu e-mail será provavelmente digerido em uma olhada rápida enquanto o receptor está no seu telefone, alternando entre várias tarefas. Na melhor das hipóteses, sua correspondência terá um flash rápido de atenção. Se for considerado convincente nessa olhada de passagem, eles provavelmente retornarão a ele mais tarde. Se a primeira impressão for ruim, no entanto, acabou o jogo antes mesmo de começar.

Nossos cérebros viciados em informações demandam uma nova abordagem para o e-mail. Quando todos estão ocupados, ser respeitoso com seu tempo – tomando o mínimo possível – é um caminho essencial para obter a atenção das pessoas. Quando escrever um e-mail, isso significa ser claro, conciso e acionável. Você pode conseguir isso com algumas estratégias simples:

  1. Destaque seu pedido

Pense no que aparecerá nas duas linhas de resumo da mensagem que o receptor verá à medida que descer a tela em sua caixa de entrada: isso capturará sua atenção?

Sem ser abrupto ou agressivo, é importante colocar seu pedido no topo de seu e-mail – dentro da primeira frase ou duas se possível. O objetivo é obter a atenção do leitor e fazê-lo entender a ação que está sendo requisitada imediatamente. Se você colocar muita ladainha antes do pedido, um leitor impaciente pode nunca chegar nele.

Por exemplo, vamos dizer que você está procurando a CEO de uma startup que admira para convidá-la para falar em uma conferência. Você pode posicionar o pedido assim:

Oi, Catherine-Aqui é Mark Holland. Estou organizando a popular conferência Firestarters, que atrai mais de 5.000 empreendedores para o Staples Center em Los Angeles a cada ano. Estou escrevendo para fazer um convite  para você falar em nosso evento em 5 de março de 2016.

Catherine pode não saber do que se trata a conferência Firestarters, mas ela sabe algo importante: sobre o que é esse e-mail (um convite para palestrar). Ela também agora sabe a data e o local do evento e que ele tem um número impressionante de participantes. Agora que o convite está claro e seu interesse foi despertado, ela terá mais chances de ler mais detalhes sobre Mark, onde ele pode incluir mais informações sobre o evento e estatísticas mais impressionantes para tornar seu caso ainda mais forte.

Em um mundo de atenção curta, é melhor ir direto ao ponto imediatamente e fazer suas explicações depois. Pense sobre o que aparecerá nas duas linhas de pré-visualização de sua mensagem que o receptor vê enquanto rola sua caixa de entrada: isso capturará sua atenção?

  1. Estabeleça sua credibilidade

Por que eu deveria me importar? é a questão tácita que paira na mente da maioria das pessoas quando abrem um e-mail, especialmente se for de alguém que não conhecem. É por isso que estabelecer sua credibilidade logo no início da mensagem é crucial. Diga ao leitor por que você é diferente ou por que eles deveriam prestar atenção em você.

Por exemplo, se você está enviando um e-mail a uma marca para solicitar um patrocínio, você pode estabelecer sua credibilidade compartilhando dados sobre sua audiência e os prêmios que ganhou.

Oi, Tom – Sou Tracy Black, editora do Feed Daily, site vencedor do prêmio Webby com mais de 2 milhões de visitantes por mês. Estou reunindo uma nova série de artigos que mira jovens criativos e ambiciosos e queria ver se você está interessado em patrocinar isso?

Se você está enviando um e-mail a alguém que você conhece – entrando em contado com um colega de trabalho sobre uma tarefa urgente, por exemplo – você pode legitimar seu pedido indicando que você está sob pressão do chefe (considerando que seja verdade).

Oi, Tom – Estou procurando você para ver se pode implementar a nova funcionalidade de inscrição de e-mail? O CEO quer ver isso pronto até o final da semana.

Dados e autoridade bruta não são suas únicas opções, é claro. Você também pode estabelecer credibilidade sendo um observador atento da pessoa com quem você está entrando em contato. Você pode dizer há quanto tempo está acompanhando seu trabalho, o que você gostou no último post do blog que eles escreveram, ou como seu produto pode ser melhorado – com tato, é claro! Não sendo bajulação, a maioria das pessoas gosta de ser notada e isso faz com que ela note você de volta.

  1. Deixe claro o caminho a seguir

Eu frequentemente recebo e-mails de pessoas que estão interessadas em algum tipo de troca de conhecimento, mas nunca esclarecem como gostariam que eu agisse. Será que eles querem tomar um café? Será que querem fazer uma ligação? Não está claro, o que significa que ao invés de dizer, “Sim!”, eu preciso responder perguntando o que eles estão me pedindo em primeiro lugar – ou, mais provavelmente, não responder.

Você terá mais chances de obter uma resposta de alguém se estiver claro qual deve ser o próximo passo. Isso facilita para o receptor de sua mensagem dizer sim a seu pedido.

Vamos supor que você está procurando um diretor de cinema que admira para pedir um conselho. Não mante a ele um e-mail com:

Sou fã de seu trabalho há anos e adoraria ter seu cérebro. O que você diz?”.

Ao invés disso, proponha algo específico:

Sou admirador de seu trabalho há muito tempo e tenho o maior respeito por sua experiência cinematográfica. Adoraria fazer a você algumas perguntas sobre como financiou seu primeiro filme. Você estaria disponível para uma ligação telefônica de 15-20 minutos na próxima semana? Minha agenda está livre durante todo o dia na quinta e na sexta-feira se você tiver disponibilidade. Prometo ser breve.

O segundo exemplo esclarece o assunto e o fato de que você deseja apenas uma breve ligação telefônica. Isso significa que o receptor sabe que o tempo de comprometimento será mínimo e – como você já propôs uma data – sabe que o assunto do e-mail pode ser fechado rapidamente e de forma eficiente. Em outras palavras, você respeitou seu tempo e eles agora sabem que lidar com você não será outra dor de cabeça que eles não precisam.

  1. Se você está fazendo uma pergunta, proponha uma solução

O e-mail não é uma boa via para debate. Assim, as mensagens que não oferecem nada além de uma pergunta como “O que você acha sobre X” são geralmente ineficazes. Pessoas ocupadas não querem resolver seus problemas para você, e eles não querem escrever respostas longas. Eles querem dizer sim ou não e, então, mudar para a próxima coisa. Então, se você quer ter uma resposta, não apenas faça perguntas: proponha soluções.

Vamos imaginar que você está mandando um e-mail para sua chefe perguntando se você pode participar de uma conferência. Você pode escrever:

Oi, Tina – Eu notei que as pessoas já estão reservando hotéis para a conferência SXSW no próximo ano. Gostaria de ir. O que você acha?

Ou, você pode escrever,

Oi, Tina – Estou pensando sobre formas de enriquecer minhas habilidades de trabalho e parece que haverá alguns palestrantes e workshops no SXSQ no próximo ano que serão muito úteis. Eu também posso fazer um relatório para compartilhar o que aprender com a equipe após meu retorno. Fiz uma estimativa de custo e parece que a inscrição, o hotel e a passagem aérea custariam cerca de US$ 2.500. Você acha que a companhia poderia patrocinar minha participação?

A primeira mensagem é curta, mas preguiçosa e requererá muitas mensagens de bate e volta para esclarecer o que realmente está em jogo. O segundo e-mail é mais longo, mas inclui tudo o que é necessário para que a conversa seja resolvida imediatamente. A pessoa que enviou fez a lição de casa, os custos e benefícios estão claros e é fácil para a chefe simplesmente dizer sim. Ser proativo em suas comunicações dá mais trabalho, mas dá retornos enormes em longo prazo.

  1. Seja mapeável

Use marcadores, números e/ou negrito para fazer o seu e-mail limpo e digestível, enfatizando os pontos chave. Se você zomba desse tipo de informação, vá em frente e supere isso. E-mails são para obter resultados, não para testar a compreensão de texto do seu receptor. Aqui está um exemplo de como você pode recapitular os próximos passos após uma reunião com um cliente.

Oi, Sharon – Excelente conversa ontem! Estou animado com os próximos passos. Aqui está a recapitulação do que discutimos que faremos na próxima semana para cumprirmos nosso prazo:

Itens de ação para Sharon & Equipe:

– Aprovar maquetes revistas (Para: Segunda 9/4)

– Fornecer cópia final dos banners (Para: Quarta 11/4)

– Fornecer fotografia em alta resolução (Para: Quarta 11/4)

Como esse e-mail requer que o cliente faça algo, você quer que os itens de ação se destaquem no e-mail – através do negrito – e sejam facilmente digeridos – através dos marcadores. As datas de entrega também estão em parênteses, de forma que fiquem fáceis de ver.

Lembre-se: se você realmente quer que a coisas sejam feitas, o sucesso depende de facilitar para seu leitor processar rapidamente o e-mail e entender os pontos salientados.

  1. Dê a eles um prazo

Seu e-mail é urgente? Precisa de uma resposta agora? Em dois dias? Em duas semanas? Posso surpreender você dizendo que pessoas ocupadas adoram prazos de entrega, porque eles ajudam a priorizar exatamente quando as coisas precisam ser feitas. De fato, descobri que e-mails que não têm prazos têm mais chances de serem ignorados. Você certamente não quer ser imperioso ou demasiado exigente, mas dê ao leitor algum contexto educado sobre o prazo.

Se você está enviando um e-mail a um colega próximo sobre uma tarefa urgente, você pode ser bem direto sobre o prazo:

Para que o projeto fique dentro do cronograma, precisarei de uma resposta sua nas próximas 24 horas, se possível.

Se você está estendendo um convite a alguém que ainda não conhece, você pode educadamente compartilhar seu prazo de acompanhamento:

Tenho certeza de que você está ocupado e precisará de um tempo para pensar sobre essa oportunidade. Vou acompanhar isso em duas semanas se não obtiver retorno seu.

Ou diga que você quer permitir que seu chefe ou um cliente tenha participação em uma decisão, mas que precisará avançar caso eles não respondam a tempo:

Se não obtiver retorno seu até essa sexta-feira, dia 17 de agosto, vou dar prosseguimento e avançar com a solução que propus acima.

Incluir uma data é como colocar uma âncora: ela fixa sua requisição no espaço e no tempo, tornando mais provável que seja notada e feita.

  1. Escreva seus assuntos como manchetes

Para um e-mail ser lido, ele precisa ser aberto. Seu objetivo deve ser escrever uma linha de assunto que seja clara e, idealmente, provocativa. É como escrever um título atrativo para um artigo ou post em um blog que você quer que as pessoas cliquem.

Vamos supor que você é um músico de sucesso que está querendo falar com um designer sobre fazer a capa de seu novo disco. Você tem uma audiência de tamanho decente, de forma que espera que o álbum tenha um bom desempenho. Você pode usar:

Assunto: Projeto de álbum

É preciso, mas falta especificidade e faz com que seu e-mail se pareça com uma oferta monótona. Alternativamente, você pode usar:

Assunto: Projeto de capa para divulgação de álbum famoso?

Isso ainda é preciso, mas gera curiosidade, esclarecendo sobre o que é exatamente o projeto e prometendo boa exposição. Especialmente quando você está escrevendo um e-mail de “pedido” para alguém que você nunca conheceu antes, o assunto funciona como uma primeira impressão. E você somente tem uma chance para fazer uma primeira impressão.

Certifique-se de não exagerar no título de seu e-mail – esse é um dos 20 principais erros a serem evitados no e-mail.

  1. Edite suas mensagens impiedosamente.

Após escrever um rascunho de seu e-mail, examine-o novamente com um olhar antipático e retire tudo o que for desnecessário. Ser claro e conciso economiza o tempo de todos. Gasta-se mais tempo para escrever um e-mail curto e direto ao ponto, mas esse e-mail editado terá muito mais chances de obter uma resposta.

  1. Visualize antes todas as suas mensagens em seu telefone.

Como mencionado anteriormente, sua mensagem de e-mail tem mais chances de ser aberta primeiramente em um telefone. Assim, é bom entender como sua mensagem aparecerá em um aplicativo móvel de e-mail. O que parece digerível em uma tela grande de computador frequentemente parece como Guerra e Paz em um telefone móvel. Veja antes sua mensagem em uma tela pequena e, se ainda parecer muito longa, edite-a novamente. Se sua mensagem passar a impressão de ser muito grande, provavelmente será ignorada.

Se você acha que isso tudo parece como muito trabalho para o velho e-mail, pense sobre isso dessa forma: se você gastar tempo considerando sua audiência e adequar sua mensagem para obter sua atenção mais para frente, seus e-mails serão mais eficazes e você terá mais chances de ter o que quer, no final das contas gastando menos tempo no e-mail. Isso não é o que todos querem?

Por Jocelyn K. Glei, que escreve sobre como fazer um excelente trabalho criativo em Age of Distraction. Seu último livro, chamado “Unsubscribe”, é um manifesto contr ao e-mail, publicado no site Zapier.


ou utilize o Facebook para comentar